Arbeiten unter Zeitdruck – So meistert man schwierige Phasen

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Arbeiten unter Zeitdruck kann ich. Will ich aber nicht – zumindest nicht mehr. So wie mir wird es vielen Freiberuflern gehen. Doch was ist das Problem? Wie entsteht das Arbeiten unter Zeitdruck? Wie kann man dem vorbeugen und was sollte man tun, wenn man in der brenzligen Phase ist, dass die To Do Liste größer als die vorhandene Zeit ist? Hier meine Tipps und Tricks für die Praxis rund um das Arbeiten unter Zeitdruck!


Wie entsteht das Arbeiten unter Zeitdruck überhaupt?

Ursachen für das Arbeiten unter Zeitdruck kann es viele geben. Als Freiberufler ist das klassische Beispiel, dass man sich schlicht und einfach zu viel Arbeit aufgehalst hat. Wir kennen das wohl alle. Da ein Auftrag, dort noch die Anfrage und weil man als Freiberufler ja nie weiß, was in den nächsten Wochen ist, nimmt man alle Jobs brav an – irgendwie muss man ja Geld verdienen. Und außerdem gibt es bestimmt mal schlechte Phasen, in denen es weniger Aufträge gibt oder man krank wird. Grundsätzlich eine vorbildliche Denkweise, aber eben mit einem falschen Ansatz…

Ein weiterer Faktor für Stress bei der Arbeit ist die Unlust. Da müssen wir ehrlich sein. Ja, wir haben den besten Job der Welt, weil wir ihn uns als Freiberufler ausgesucht haben. Das heißt aber dennoch nicht, dass man jeden Tag lieben muss, was man da tut (auch wenn dies gern mal anders behauptet wird). Man darf auch mal einen schlechten Tag oder eine miese Phase haben, in der einem die Arbeit keinen Spaß macht. Da ist nichts verwerfliches dran. Dennoch kann die Unlust, vor allem wenn sie mehrere Tage anhält, dazu führen, dass wir uns in der Arbeit verzetteln und letztendlich irgendwann vor einem Berg stehen, der uns mit der Deadline auf der Fahne zeigt, dass wir nun enorm unter Zeitdruck stehen…

Ein weiterer Punkt: Falsches Zeitmanagement. Auch das ist nicht selten, vor allem am Anfang der Selbstständigkeit. Wie du deine Zeit besser einteilst und dabei gar nicht mehr arbeiten musst, verrate ich dir übrigens in diesem Beitrag! Und auch das falsche Priorisieren von Aufgaben kann dazu führen, dass wir mächtig in Zeit-Not geraten… Wer macht nicht lieber erst die Dinge, die wirklich Spaß machen?

Dennoch: Jeder Freiberufler kennt diese Phasen und muss sich dafür nicht schämen. Egal ob man aus Angst vor der Zukunft (mangelnde Auftragslage) oder einfach Unlust in diese Situation gerutscht ist: Raus müssen wir da alle nun, doch wie?


Arbeiten unter Zeitdruck: So schaffst du es, die unangenehme Phase zu meistern!

Auch wenn es jetzt hart wird, aber da musst du durch. Ich habe diese Phasen von „Hilfe, das schaffe ich nie!“ selbst schon hinter mir. Bevor du nun den Kopf in den Sand steckst, hilft im Prinzip nur noch folgendes:

Phase 1: Erstelle dir einen Plan über deine To Do´s. Schreibe dir alles auf, was erledigt werden muss (dies ist übrigens der perfekte Zeitpunkt, an dem du dir einen leckeren Kaffee, Kakao oder Cappuccino auf den Schreibtisch stellen solltest – Seelentröster^^). Notiere nun wirklich alles an Aufgaben, die mit deinem Job zu tun haben! To Do´s wie „Staub wischen“ oder „Weihnachtsgeschenke kaufen“ sind für dein Business aktuell unwichtig! Du musst Prioritäten setzen, sonst wird das nichts! Damit kommen wir auch schon zur Phase 2.

Phase 2: Lösche alle To Do´s, die keine Priorität haben. Nimm dir deine To Do Liste und setze hinter jede Aufgabe die mit dem Kunden vereinbarte Deadline. Da du unter Zeitdruck stehst (sonst würdest du diesen Artikel hier vermutlich nicht lesen), muss es Deadlines geben. Diese Deadlines geben dir nun auch die Reihenfolge der Bearbeitung an. Die Aufgabe, welche als erstes erledigt bzw. abgegeben werden muss, hat Priorität 1. Wenn du die Möglichkeit als Freiberuflerin hast, dann delegiere deine Aufgaben. Dies ist zwar nur für die wenigsten Freiberufler (weil Einzelkämpfer) der Fall, aber wenn, dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, weitere Hilfe in Anspruch zu nehmen!

Phase 3: Verlängere die Deadline. Wenn es möglich ist und du weißt, dass dein Kunde vermutlich kein Problem damit hat, dass du deinen Auftrag einen oder zwei Tage später erledigst, dann sei so frei und frage ihn, ob der Abgabetermin verschoben werden kann. Du musst ihm nicht sagen, dass du keine Lust hattest. Aber eine gewisse Grund-Ehrlichkeit ist wichtig. Ich persönlich hatte den Fall, dass ich gesundheitlich stark angeschlagen war. Dies habe ich meinem Kunden mitgeteilt, auch mit der Info, wann ich wieder liefern kann bzw. wieder zu 100% einsatzbereit sein werde. Ehrlichkeit zahlt sich aus und wenn ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen dir und dem Kunden besteht (weil du bisher immer pünktlich geliefert hast), dann wird er es dir in der Regel auch nicht krumm nehmen! Aber Achtung: Gibt es einen Vertrag zwischen euch, sieht die Sache anders aus! Prüfe, welche Konsequenzen ein späterer Abgabetermin hätte und überlege dir gut, ob du das Risiko einer finanziellen Einbuße o.ä. wirklich eingehen möchtest.

Phase 4: Fange an. Sofort! Ja, wirklich sofort. Wenn du alles soweit geklärt hast, dann mach es dir nicht auf der Couch bequem, sondern fange sofort an, die erste Aufgabe zu bearbeiten. Auch wenn hier der innere Schweinehund mit der weißen Fahne wedelt – ignoriere ihn. Du bist für das Chaos verantwortlich, also musst du auch JETZT etwas dagegen tun.

Phase 5: Stehe am nächsten Morgen 2 Stunden früher auf. Du hast dir die Suppe eingebrockt, also musst du sie auch auslöffeln! Ich habe mir sogar angewöhnt an manchen Tagen (ohne Deadline im Nacken) morgens um 5 Uhr am Schreibtisch zu sitzen. Verrückt? Vielleicht, aber du hast vermutlich keine Ahnung wie gut es sich anfühlt, wenn ich um 8 oder 9 Uhr sagen kann, dass ich mit meiner To Do Liste für den Tag schon fast durch bin! Grundsätzlich ist dies aber sehr hilfreich. Wenn man früh genug aufsteht, bekommt man oft viel mehr erledigt. Und der Zeitdruck ist nicht ganz so groß, wenn man am gleichen Tag einen Abgabetermin hat!

Phase 5: Konzentriere dich auf deine To Do´s, bist du fertig bist! Es hilft alles nichts. Da musst du jetzt durch! Auch wenn es bestimmt viele Dinge gibt, die du nun lieber machen würdest – du bist Freiberuflerin und musst dir nun selbst in den Hintern treten! In diesem Fall weißt du vielleicht auch, warum man es als Chef nicht immer leicht hat^^


So vermeidest du Arbeiten unter Zeitdruck!

Eigentlich ist das Lesen von diesem Absatz unnötig für dich. Du weißt selbst am besten, wie du es in Zukunft vermeiden kannst, unter Zeitdruck zu arbeiten. Nämlich indem du deine Aufgaben und Jobs rechtzeitig erledigst! Dennoch hier eine kleine Übersicht – sozusagen als Reminder 😉

  1. Vereinbare Deadlines mit den Kunden, die du auf jeden Fall einhalten kannst.
  2. Arbeite Aufträge ab, auch wenn du noch Zeit hast bis zur Deadline. Je früher du fertig bist, desto weniger fühlt sich die Arbeit nach Stress an.
  3. Nutze einen Kalender oder eine To Do Liste, um dir alle Aufgaben gut sichtbar zu notieren und so auch direkt den Überblick zu behalten, ob du noch neue Aufgaben annehmen kannst (ich setze mir täglich – außer am Wochenende – drei Aufgaben auf die To Do Liste des Tages und bis auf wenige Ausnahmen schaffe ich diese auch – manchmal arbeite ich sogar vor!).
  4. Wenn du arbeitest, dann konzentriert und ungestört. Lege das Handy weit weg (!), deaktiviere die Push-Benachrichtigung von eingehenden Mails am Bildschirm und widme dich dann einzig und allein für 1, 2 oder 3 Stunden der Arbeit bzw. den einzelnen Aufgaben. Einer nach der anderen natürlich – Multitasking solltest du lassen!
  5. Versuche die Perfektion abzustellen! Ja, ich kann es selbst auch nur ganz, ganz selten. Fakt ist aber: Je perfektionistischer man sein möchte, desto länger benötigt man für gewisse Aufgaben. Daher mache deine Arbeit gut und gewissenhaft, aber übertreibe es nicht durch zehn Korrekturschleifen oder fünf weiteren Bearbeitungen, weil es ja „vielleicht noch ein bisschen besser“ geht!

So bleibst du stets im Workflow

Damit du gar nicht mehr so oft in die Phasen der absoluten Unlust rutschst, kann es durchaus helfen, wenn du dir einen Arbeitsplatz erschaffst, an dem du dich einfach nur wohlfühlst! Sorge für Ordnung auf dem Schreibtisch und in deinem Büro. Achte darauf, dass auch deine Wohnung ordentlich und sauber ist, denn meist fühlt man sich einfach besser, wenn alles um einen herum schön ist und verfällt nicht so schnell in „doofe Phasen“. Wenn du es dir leisten kannst oder willst, dann engagiere eine Putzfrau, die dir hin und wieder ein wenig hilft. Arbeite zudem mit Sachen, die dir wirklich Freude machen und lies auch mal Bücher, die dich als Freiberuflerin motivieren! Meine absolut besten Lese-Empfehlungen für Freiberufler findest du rechts oben im Kasten!

Oder sorge dafür, dass du mit tollen Grünpflanzen oder frischen Blumen umgeben bist. Die sorgen meist automatisch für gute Laune und verbessern manchmal sogar noch das Raumklima!

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Außerdem ist ein Ausgleich zum Job ganz wichtig! Gehe regelmäßig (!) einem Hobby nach, triff dich mit deinen Freundinnen oder unternimm am Wochenende etwas mit deinem Partner. Vermeide, dass du nur fürs Wochenende arbeitest und entwickele dir ein Lifestyle-Business, in welchem dein Leben sich deinem Job anpasst – nicht anders herum!


Arbeiten unter Zeitdruck als Freiberuflerin: Mein Fazit

Arbeiten unter Zeitdruck kommt vor und hat nichts damit zu tun, dass man einen schlechten Job macht. Manchmal passiert es einfach. Wichtig ist nur, dass man sich der Situation bewusst wird und mit Ruhe an die Erledigung heran geht. Pausen gehören zwischen den einzelnen Aufgaben absolut dazu und sollten nicht übergangen werden. Aus Erfahrung kann ich sagen: Ja, es ist durchaus möglich, von Morgens 5 Uhr bis nach Mitternacht am Schreibtisch zu sitzen und diesen nur für einen neuen Kaffee, ein Müsli (welches am Schreibtisch gegessen wird) oder den Gang zur Toilette zu unterbrechen – aber gut ist es nicht. Es macht müde, fertig und laugt aus. Der Körper rebelliert irgendwann und fängt an zu kränkeln, wenn man zu häufig zu lange am Durchpowern ist.

Daher gilt: Vorbeugen ist besser als nachsorgen! Teile dir deine Tage und Aufgaben gut ein und wenn du trotz Deadline-Verschieben und Delegieren bis über beide Ohren in Arbeit steckst, dann ist es einfach mal so. Arbeite Punkt für Punkt ab und merke dir für die Zukunft, wie blöd solche Tage sind. Ich garantiere dir aus eigener Erfahrung, dass dir so etwas in Zukunft nicht mehr so schnell passieren wird und man aus seinen Fehlern lernt!


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Comments

  • Charli

    Ich bin zwar keine Freiberuflerin, aber als Schülerin kann ich einige Punkte auch für mich nutzen. Nur mit dem Verlängern der Deadlines haben die Lehrer so ihre schwierigkeiten. 😉
    Ich plane ja gerade mein England-Schuljahr und an dem College, was ich gern besuchen würde, ist selbstständiges Arbeiten angesagt. Also, man hat ein großes Ziel und muss sich die Zeit und Arbeitsweise selbst gestalten. Beim Studium später ist es ja sicher ähnlich und insofern kann ich gar nicht früh genug damit anfangen. Am Wichtigsten ist sicher auch die Erkenntnis, dass man die Dinge nicht vor sich herschiebt. Gerade bei ungeliebten Arbeiten neige ich dazu, obwohl ich genau weiß, wie gut man sich doch fühlt, wenn sie dann erledigt sind.
    Disziplin ist also immer eine gute Idee. 🙂
    Wünsche dir noch ein schönes WE (hoffentlich ohne lange To-Do Liste)! 🙂
    LG Charli von https://frischgelesen.de

    Reply to Charli
    • DieFreiberuflerin

      Hallo liebe Charli, freut mich aber, dass du dennoch etwas aus dem Beitrag für dich mitnehmen kannst 🙂 Ja, das vor sich hinschieben ist oft das größte Problem. Auch wenn man es weiß, tut man es dennoch oft und ärgert sich im Nachgang über sich selber… Disziplin ist toll, aber ein langer Lernprozess. Dennoch muss ich zugeben, dass es bei mir in den meisten Fällen klappt und ich mittlerweile ohne To Do Liste ins Wochenende starten kann 😉 LG an dich!

      Reply to DieFreiberuflerin
  • Lila

    Zeitdruck stehe ich skeptisch gegenüber. Viel zu viele Menschen setzen Deadlines, weil sie an der Produktivität anderer Leute zweifeln. Erst letztens hatte ich das Problem, dass mir zwei Profs eine Deadline gesetzt haben, die total sinnlos war und mich sogar krank gemacht hat. Da schufte ich zwei Wochen lang 80 Stunden die Woche um später herauszufinden, dass man die eigentliche Deadline vorsichtshalber um 10 Tage vorverschoben hat, weil es so viele Leute gibt, die es sonst nicht auf die Reihe kriegen. Hätte ich das vorher gewusst, wäre ich nicht drei Tage im Bett gelandet. Am liebsten hätte ich meine Faust gehoben oder meine unverblümte Meinung gegeigt. Ich weiß in der Regel selbst (und besser) wie lange ich für etwas brauche und benötige niemanden, der mir Druck macht nur damit er/sie in der Machtposition steht. Naja mit diesen Leuten werde ich zukünftig jedenfalls nicht zusammenarbeiten. Blöd nur, dass ich immer wieder an solche Leute gerate, die blöderweise in einer Machtposition oder im Abhängigkeitsverhältnis stehen. Ich bin jedem dankbar, der mir die Frage stellt, wie lange ich brauche. So eine Frage kann ich realistisch beantworten und meine eigenen Deadlines kann ich problemlos einhalten.

    Wenn man so ein Typ ist, der Deadlines braucht, ist es sinnvoll sich welche zu setzen. Manche Leute schwimmen wirlich im Meer der unbegrenzten Möglichkeiten und machen erst zwei Tage vor Abgabe etwas am Projekt, obwohl die Arbeit drei bis vier Tage braucht und wundern sich dann wieso sie unter Zeitdruck stehen oder schludrig geworden sind.

    Egal, ob man jemand ist, der sich selbst unter Kontrolle hat oder fremdbestimmte Deadlines benötigt – die Kunst der ganzen Geschichte ist eine realistische Zeiteinschätzung und Rückwärtsplanung. Wenn man mit anderen Leuten zusammenarbeitet ist es eine Kunst herauszufinden, wie die anderen ticken, aber ich möchte nicht den Fehler meiner Professoren wiederholen und jeden Fremden als „potentiell faul“ einschätzen. Vieles wäre einfacher, wenn jeder ehrlich zu sich selbst und zu anderen wären.

    Reply to Lila
    • DieFreiberuflerin

      Grundsätzlich gebe ich dir Recht! Fremdbestimmte Deadlines sind nie gut, aber in der Regel (zumindest kann ich aus meiner Erfahrung sprechen) werden gemeinsam Deadlines festgelegt. Mein Artikel bezieht sich vor allem auf diejenigen, die selbst Schuld am Chaos sind und einfach die Arbeit haben schleifen lassen. Mal ehrlich: Das ist jedem doch schon so gegangen, dass alles wichtiger war als die Arbeit und dann kam plötzlich die Panik, weil man den Abgabetermin vergessen hat…

      Ich finde auch, dass eine realistische Zeiteinschätzung auch etwas mit Erfahrung zu tun hat. Vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit überschätzt man sich gern (*Handheb*) und kommt dann ins Straucheln….

      Reply to DieFreiberuflerin
      • Lila

        Du hast dann wirklich Glück mit deinen Kunden 🙂 Es liegt dann quasi in deiner Macht und deiner Zeitplanung was und wie viel du dir zumutest. Wie gehst du denn mit dem Problem um, wenn du gut honorierte oder bekannte Kunden hast, denen du eigentlich zeitlich absagen müsstest? Nimmst du den Auftrag trotzdem an oder bist du da konsequent und sagst auch mal „nein“?

        Reply to Lila
        • DieFreiberuflerin

          Ich habe schon mehrfach „nein“ gesagt, wenn wirklich gar nichts mehr ging. Aber (bis auf einen einzigen Fall) haben mich alle Kunden dann immer gefragt, bis wann ich denn den Auftrag fertig haben könnte. Ich habe dann für mich realistische Angaben gemacht und mir dadurch tatsächlich jeden Auftrag sichern können. Man darf ja auch nicht vergessen: Wenn beispielsweise ein Auftraggeber jemanden anderen suchen muss (und nicht gerade jemanden in der Hinterhand hat), kann die Suche plus vielleicht Probetexte und Briefing oder Einarbeitung länger dauern, als meine Verzögerung! Und bei einem neuen Freelancer weiß man ja auch nicht, wie reibungslos und zuverlässig er oder sie ist. Aus diesem Grund arbeiten (glaube ich) die meisten daher gern mit bereits bekannten Unternehmen/Freelancern zusammen und wissen dann am Ende aber auch, wie das Ergebnis aussieht – trotz Verzögerung^^

          Reply to DieFreiberuflerin
  • Tabea

    Ein Glück, dass ich keine Freiberuflerin bin… zumindest mein Geld hängt also nicht von der Auftragslage ab.

    Aber Zeitdruck in der Hochschule gibt es natürlich trotzdem – aber bei mir nur selten, weil ich das meiste sofort in Angriff nehme.
    Und das frühe Aufstehen, was für mich seit 2 Jahren Standard ist, hilft mir auch 🙂 Morgens bin ich einfach produktiver und das nutze ich auch aus.

    Liebe Grüße

    Reply to Tabea

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